Пусть ваш успешный годовой отчет не останется незамеченным
«XIV Конкурс годовых отчетов (за 2011 год)»
1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО СОСТАВЛЕНИЮ ГОДОВОГО ОТЧЕТА. ПРОЦЕДУРЫ ЗАКРЫТИЯ ОТЧЕТНОГО ГОДА
Основной задачей формирования годового бухгалтерского отчета организации является обеспечение своевременности, полноты и достоверности данных бухгалтерской и налоговой отчетности, представляемой заинтересованным пользователям и в налоговые органы (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Чтобы отчетность соответствовала предъявляемым требованиям, главному бухгалтеру организации необходимо проделать самому или организовать исполнение последовательных действий, позволяющих обеспечить наличие необходимой и достоверной информации для заполнения форм отчетности, и после этого плавно перейти к текущей работе следующего года. Для обозначения этой последовательности действий очень удачным будет термин "процедуры закрытия отчетного года".
Последовательность выполнения наиболее значимых при проведении процедур закрытия года действий можно представить в виде схемы.
В конце каждого блока этой схемы вы найдете указание на соответствующий раздел книги, где вы сможете прочитать о действующих правилах подробнее.
К схеме дано несколько пояснений. Автор советует Вам прочитать их для того, чтобы Вы могли представить целостную картину проблем и вопросов, которые надо решить при подготовке годовой отчетности за 2008 год, а также ориентироваться в издании при поиске заинтересовавших Вас вопросов.
***
Честно говоря, автор начала бы работу с книгой с приложения 1. Возможно, оно называется очень официально и не очень интересно. Создается впечатление, что мы уже все это знаем.
Однако каждый год автор старается привнести туда события именно конкретного прошедшего года, с тем чтобы Вы могли ориентироваться в тенденциях развития отношений с контролирующими организациями. Понятно, что цели составления годового отчета значительно шире простого взаимодействия с официальными органами. И все-таки информация об "общем фоне" работы бухгалтера в нашей стране, пусть даже субъективная в смысле отбора автором значимых с ее точки зрения фактов, очень важна. Она позволит принимать решения, имея взгляд на проблему чуть шире, чем это дает простое знание действующей нормативной базы в области бухгалтерского учета и налогообложения.
***
Оценивая детализацию информации в регистрах бухгалтерского учета, имейте в виду, что в данном случае требуется не выполнить какое-то формальное действие, а прийти к убеждению, что используемая в рабочем плане счетов аналитика позволяет выбрать всю необходимую для заполнения форм № 1?№ 5 информацию и заполнить данные налоговых деклараций.
Порядок ведения аналитического учета организация устанавливает самостоятельно исходя из положений Инструкции по применению Плана счетов, бухгалтерских стандартов и других нормативных актов, методических указаний по вопросам бухгалтерского учета (см. письмо Минфина России от 01.06.2007 № 07-05-06/147).
Просмотрите внимательно Инструкцию по применению Плана счетов. Минимально необходимая аналитика определена там. Без выделения необходимых объектов Вы не сможете получить корректные данные бухгалтерской отчетности, которые обеспечат ее достоверность.
В частности, в 2008 году Минфином России предъявлены дополнительные требования к раскрываемой в бухгалтерской отчетности информации о нематериальных активах.
По-прежнему остаются актуальными требования выделения отдельной информации по сделкам, расчеты по которым производятся неденежными средствам. Ведь только обособляя такие данные в учете, организация может обеспечить своевременное перечисление денежных средств контрагенту, чем гарантирует себе отсутствие проблем с налоговыми органами.
Обратите внимание: выделение специальных аналитических позиций должно быть связано с заполнением не только форм бухгалтерской отчетности, но и налоговых деклараций, которые ориентированы на дополнительную детализацию учета. При этом многие формы налоговых деклараций в 2008 году поменялись и требуют проверки на необходимость ведения отдельных аналитических позиций. В частности, введены дополнительные строки в Декларацию по налогу на прибыль. Для ее заполнения в автоматическом режиме потребуется, в частности, расширить перечень аналитических позиций по счетам 90 и 91.
Напомним, что учет налоговых данных может быть организован одновременно как на счетах бухгалтерского учета (там, где данные налогового учета максимально приближены к информации, формируемой в целях бухгалтерского учета), так и с использованием отдельных регистров налогового учета.
Автор считает принципиально ошибочными и поэтому не рассматривает случаи, когда организация в целях получения информации для расчета налога на прибыль с наименьшими затратами принимает решение формировать регистры бухгалтерского учета исключительно по правилам налогообложения. В таком случае информация о финансовом состоянии организации, представляемая заинтересованным пользователям, не только искажается в той или иной мере, но и просто теряет экономический смысл и никак не соответствует действительности. Таким организациям данное издание ничем помочь не может.
Расхождения между данными бухгалтерского и налогового учета объективны и в 2008 году их количество возросло.
|
Для удобства анализа в настоящем издании большое количество расхождений между данными бухгалтерского и налогового учета, в том числе возникших в 2008 году, приведено непосредственно в комментариях к отражению отдельных операций по счетам бухгалтерского учета. |
Действующие в 2008 году правила формирования информации о постоянных и временных разницах, несмотря на внесение изменений и дополнений в ПБУ 18/02, по-прежнему ориентированы на то, что на предприятии должен быть организован учет постоянных и временных разниц, возникающих из-за различия бухгалтерской и налоговой оценки операции, оказавшей влияние в отчетном периоде на результаты деятельности.
Для исполнения этих требований ПБУ 18/02 в автоматическом режиме организации в 2008 году требуется ведение дополнительной аналитики на счетах активов и обязательств для того, чтобы можно было проверить правильность расчетов, в частности, по налогу на прибыль (см., например, материал "Основы применения ПБУ 18/02 в практической деятельности" на CD-диске).
Однако на практике сегодня налоговый учет и учет возникающих разниц в большинстве случаев ведется внесистемно (т.е. без использования принципа двойной записи). В результате организации испытывают значительные трудности при квалификации возникающих разниц и формировании данных о суммах отложенных активов и обязательств, часто пренебрегая достоверностью данных в угоду рациональности учетного процесса. Так мы и будем заканчивать этот год.
|
Обратите внимание! Подавляющее большинство ситуаций возникновения в 2008 году новых разниц и порядок их погашения рассмотрены в разделе 3 приложения 3, приложении 4. |
Что касается года следующего, то он, по мнению автора, открывает новые возможности для более достоверного учета временных разниц со значительно меньшими трудозатратами. Это связано с внесением в ПБУ 18/02 в 2008 году изменений. Авторский комментарий этих изменений вы сможете найти в разделе 1 приложения 3. Переход на этот порядок (при желании) потребует переосмысления некоторых применявшихся ранее подходов и соответствующую "настройку" учета. Несмотря на то что это вопрос следующего года, думать о нем можно уже при подготовке отчетности за 2008 год. Поэтому автор в данном издании попыталась показать основные направления движения в применении ПБУ 18/02 (раздел 2 приложения 3). Однако если Вас полностью устраивает действующий сегодня в Вашей организации порядок учета текущего налога на прибыль и отложенных налоговых активов и обязательств, этот раздел издания вы можете не смотреть, так как возможность не менять способ учета у организаций осталась.
***
Обязательно проверьте, насколько ответственные за те или иные операции работники ориентируются в изменениях нормативной базы, которые произошли в 2008 году.
Отметим, что в 2008 году нормативная база в области бухгалтерского учета и налогообложения менялась довольно активно. Большая часть значительных изменений, как обычно, относится к области налогообложения. Все налоговые новации Вы найдете в соответствующих разделах.
В бухгалтерском учете тоже не без новелл. Существенно поменялся порядок учета нематерильных активов. Изменения коснулись также отдельных операций в иностранной валюте, даты признания событий после отчетной даты, отражения в отчетности условных фактов хозяйственной деятельности, определения стоимости списываемых материально-производственных запасов и уже упомянутого порядка учета текущего налога на прибыль. Данные нововведения потребовали пересмотра отдельных элементов учетной политики.
|
Важно! В целях экономии Вашего времени все новые вопросы, которые введены в издание 2008 года, автор по-прежнему выделяет жирной вертикальной полосой на полях. Кроме того, изменения, характерные именно для этого года, отмечены обращением "Внимание!". |
Все подходы, которые не претерпели принципиальных изменений в 2008 году , но не могут быть исключены из издания, поскольку составляют методологическую основу проверки оборотов по счетам или исчисления налогов при составлении годового отчета, приводятся основным шрифтом по формату книги без дополнительных выделений.
***
Для решения вопросов, возникающих в процессе проведения процедур закрытия отчетного года, бухгалтеру необходима соответствующая информационно-нормативная база, в том числе следующие основополагающие законодательные и нормативные акты:
- Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" в
редакции от 03.11.2006 (далее - Закон о бухгалтерском учете);
- Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в
Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н,
в редакции от 26.03.2007 (далее - Положение по ведению бухгалтерского
учета);
- План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности
организаций (далее - План счетов) и Инструкция по его применению (далее -
Инструкция по применению Плана счетов), утвержденные приказом Минфина России от
31.10.2000 № 94н, в редакции от 18.09.2006;
- положения по бухгалтерскому учету (стандарты) - ПБУ с 1-го по 20-й.
Проверьте актуальность используемой редакции этих документов.
- приказ Минфина России от 22.07.2003 № 67н "О формах бухгалтерской
отчетности организаций" в редакции от 18.09.2006 (далее - Приказ Минфина России
№ 67н или Указания по составлению отчетности). Автор обращает внимание, что
при упоминании по тексту данного издания о конкретных формах бухгалтерской
отчетности (по номерам) автор имеет в виду форму, рекомендованную данным
приказом в качестве образца.
Ссылки на строки бухгалтерской отчетности в 2008 году приведены в соответствии с кодами показателей строк, присвоенными им приказом Госкомстата России № 475 и Минфина России № 102н от 14.11.2003 (зарегистрирован в Минюсте России 18.12.2003 № 5342);
иные нормативные правовые акты по бухгалтерскому учету, в частности:
- Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств,
утвержденные приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н, зарегистрированным в
Минюсте России 21.11.2003 № 5252 (далее - Методические указания по учету
основных средств) (в редакции от 27.11.2006 );
- Методические указания по бухгалтерскому учету
материально-производственных запасов, утвержденные приказом Минфина России от
28.12.01 № 119н в редакции от 26.03.2007 (зарегистрирован в Минюсте 13.02.2002
№ 3245, далее - Методические указания по учету МПЗ).
- Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых
обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (далее -
Методические указания по инвентаризации);
|
Здесь мы указываем последние редакции, которыми вносились изменения и дополнения в перечисленные документы. Далее по тексту либо приводятся даты конкретных изменений, либо, если дата не указана, речь будет идти о самой полной, последней редакции документа, вобравшей в себя все предыдущие. Это относится и к законам. Нормативная база и сокращения по конкретным видам налогов приведены в соответствующих разделах издания. |
***
Обязательное проведение в организации инвентаризации ее имущества и денежных обязательств перед составлением годовой бухгалтерской отчетности предусмотрено п. 2 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете и п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета.
Даже если в период январь-сентябрь 2008 года в силу необходимости организация проводила инвентаризацию имущества, это не избавляет ее от проведения годовой сверки.
Для годовой инвентаризации важно, чтобы фактическое выявление ценностей и урегулирование всех спорных вопросов по фактическому наличию ценностей были произведены до 31 декабря отчетного года.
Оформленные в соответствии с требованиями действующего законодательства результаты инвентаризации по состоянию на конец отчетного периода могут служить доказательством достоверности и полноты отражения имущества и обязательств организации в бухгалтерской отчетности.
***
Перед осуществлением заключительных записей года оцените состояние работы бухгалтерской службы с первичными документами.
Все ли первичные документы разносятся по соответствующим регистрам бухгалтерского учета? Достаточны ли применяемые организацией способы контроля полноты и достоверности переноса данных первичных документов на соответствующие счета бухгалтерского учета?
Минфин России обращает внимание на то, что в Инструкции по применению Плана счетов после характеристики каждого синтетического счета приведена типовая схема корреспонденции счета с другими синтетическими счетами. В случае возникновения фактов хозяйственной деятельности, корреспонденция по которым не предусмотрена в типовой схеме, организация может дополнить ее, соблюдая единые подходы, установленные Инструкцией по применению Плана счетов (см. письмо Минфина России от 21.03.2007 № 03-05-06-01/19).
Как обеспечивается в 2008 году правильность отражения определенной операции в налоговом учете? Соответствует ли квалификация выявляемых разниц определенным в учетной политике подходам (см. разделы 3 и 4 приложения № 3)?
В связи с изменением возможностей организаций в части самостоятельного определения порядка учета текущего налога на прибыль и формирования информации о величине временных разниц автор советует при подготовке отчета за 2008 год оценить целесообразность изменения действующего в организации порядка (см. разделы 1 и 2 приложения № 3).
Есть ли на первичных документах соответствующая распорядительная запись или решение компетентного органа?
В частности, это касается следующих случаев:
Не нарушаются ли при заполнении первичных документов требования действующего законодательства (отсутствуют необходимые реквизиты, не использованы типовые формы и др.)?
Напомним, что суды при принятии решений соотносят применяемые организацией формы документов с формами, установленными в централизованном порядке. При составлении первичных документов с нарушением предусмотренных правил доказательства организации по совершению сделки признаются ненадлежащими (см., например, постановление ФАС Уральского округа от 11.10.2004 № Ф09-3325/04-ГК, постановление ФАС Московского округа от 02.11.2007 № КА-А40/11483-07).
По вопросам применения унифицированных форм первичной учетной документации Минфин России советует обращаться в Федеральную службу государственной статистики (см. письма Минфина России от 15.07.2008 № 07-05-06/159 , № 07-05-06/160).
В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета).
Законом о бухгалтерском учете предусмотрено, что первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации (см. письма Минфина России от 31.05.2007 № 07-05-06/143, от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314).
В соответствии с Законом о бухгалтерском учете в первичные учетные документы (за исключением кассовых и банковских документов) исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений (см. письмо Минфина России от 28.05.2007 № 07-05-06/134).
Помните, что обеспечение надлежащего документооборота - одна из важнейших задач главного бухгалтера. В Ваших силах сделать так, чтобы к документам, составителем которых является Ваша организация, "придраться" было невозможно. Поверьте, что, организовав порядок работы с документами, обеспечивающий исполнение основных требований законодательства, Вы в значительной степени защитите себя и от претензий налоговых органов, и от неприятных решений судов.v
Соответствуют ли по крупным суммам расходов подписи второй стороны на всех сопровождающих сделку документах?
Обстоятельство, когда в договоре и других документах подписи от имени руководителя различаются, нуждается в проверке (см., например, постановление ФАС Московского округа от 13.05.2005 по делу № КА-А40/3403-05).
***
Каждая отраженная на счетах бухгалтерского учета операция должна быть подтверждена первичными учетными документами.
Имейте в виду, что бухгалтерские справки могут рассматриваться в качестве первичных документов только в ряде строго регламентированных случаев (например, при признании в составе производственных затрат расходов будущих периодов, исправлении обнаруженных в течение года ошибок).
Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. 120 НК РФ относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов. Ответственность при выявлении таких случаев не наступает только в отсутствие вины организации, т.е. если утрата первичных бухгалтерских документов произошла по не зависящим от налогоплательщика обстоятельствам (технические аварии, пожары и т.п.) (см. ст. 111 НК РФ, а также, например, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 22.10.2007 № А82-3318/2006-28). Такие обстоятельства должны быть надлежащим образом подтверждены специально созданной комиссией с участием представителей уполномоченных органов (МЧС России, коммунальных служб, отделений внутренних дел ). Факт признания отсутствия вины организации освобождает ее от налоговой ответственности, а ее должностных лиц - и от возможной административной ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ.
Однако отсутствие у организации некоторых первичных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, позволяет исключить спорные суммы из состава расходов при формировании налоговой базы по налогу на прибыль (ст. 252 НК РФ) и из состава налоговых вычетов при исчислении НДС (например, при отсутствии первичных документов на принятие к учету ценностей, приобретенных у поставщиков, п. 1 ст. 172 НК РФ).
Кроме того, отсутствие первичных документов за какой-нибудь период дает налоговым органам правовые основания для определения налогов расчетным путем на основе данных об аналогичных налогоплательщиках (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ). Наличие налоговой и бухгалтерской отчетности, которая своевременно представлялась налогоплательщиком в налоговую инспекцию, не будет основанием для отказа в применении расчетного метода.
***
Одна из основных задач экономического анализа сумм исходящего сальдо состоит в выявлении технических ошибок.
Есть контрольные точки границ итоговых значений по числовым показателям (например, по материалам не может быть кредитового сальдо). Они достаточно примитивны, и многие из них указаны автором в разделе 2 настоящего издания (помечены обращением "Проверь себя!").
Новые для 2008 года контрольные соотношения отмечены по тексту обращением "Внимание!"
А вообще эта процедура во многом предусматривает высокую квалификацию главного бухгалтера, которая позволяет ему "чувствовать" итоговые цифры.
Если нет никаких дополнительных обстоятельств, то задолженность по заработной плате с налогами на конец года должна быть в пределах месячных начислений, амортизация должна быть сопоставима с прошлогодним уровнем; доходы должны как-то соотноситься с планируемыми показателями; большее по сравнению с прошлым годом значение расходов ситуативно именно в этом году может быть определено большими расходами на текущий ремонт или чрезвычайными обстоятельствами и т.д. Наверняка у каждого бухгалтера есть свои приемы анализа итоговых значений баланса.
По-прежнему должна насторожить ситуация, когда совпали показатели бухгалтерской и налоговой прибыли. Скорее всего, не соблюдены правила ведения бухгалтерского учета или нарушен порядок расчета налоговой базы.
И не утешайте себя тем, что сегодня в результате неправильного ведения налогового учета размер налоговой базы не занижается, а завышается. Это все равно плохо. Имейте в виду, что переплата налога на прибыль в бюджет в результате неполного исполнения требований главы 25 НК РФ за 2008 год не спасет организацию от предъявления в 2012 году налоговыми органами претензий по поводу занижения налоговой базы в 2009 году и в последующие периоды (когда 2008 год уже не будет проверяться ).
В настоящее время также должна вызывать повышенное внимание ситуация, когда сумма налогооблагаемой базы меньше, чем выявленный финансовый результат. Такое состояние может быть вызвано применяемыми организацией допустимыми законодательством о налогах и сборах способами учета стоимости отдельных объектов. Но Вы должны знать эту разницу до рубля.
***
Исправление ошибок в 2008 году по-прежнему в условиях действия ПБУ 18/02 составляет целый "ритуал". Имейте в виду, что исправление ошибки старыми наработанными способами без учета возникающих при этом разниц только еще больше запутывает учет. Схема исправления ошибок приведена в разделе 3.
В этом году автор расширила количество примеров исправления ошибок в различных ситуациях.
Обратите внимание: в случае отказа организации от перехода на учет текущего налога на прибыль от данных налоговой декларации (см. п. 2 раздела 3) приведенный в данном издании порядок исправления ошибок останется актуальным и на следующий год.
***
На этапе формирования заключительных записей года производятся необходимые записи на счетах бухгалтерского учета на основании распорядительных документов и расчетов:
- отражаются результаты годовой инвентаризации (если они еще не отражены).
В данном случае речь идет об отражении на счетах бухгалтерского учета результатов инвентаризации на основании решения руководителя об утверждении результатов (папирус инвентаризации, подписанного до конца года);
- отражаются существенные события после отчетной даты 1-й группы.
Внимание! В 2008 году Минфин России уточнил дату, до наступления которой события квалифицируются событиями после отчетной даты.
К таким событиям относится и случай, когда подписанный руководителем документ о результатах инвентаризации датируется числом после 1 января следующего года (а сличительная ведомость согласована сторонами до конца отчетного периода);
- отражаются условные факты хозяйственной деятельности;
- на основе инвентаризации резервов доводятся до необходимого уровня, в том числе до нуля, суммы создаваемых в бухгалтерском учете резервов.
Внимание! В 2008 году Минфином России уточнен порядок представления в бухгалтерской отчетности сведений о созданных резервах в связи с условными обязательствами;
- формируются резервы по прекращаемой деятельности;
В налоговом учете годовых корректировок меньше: на основе данных инвентаризации дебиторской задолженности формируются резервы по сомнительным долгам, формируются переходящие остатки резервов, предусмотренных ст. 267, 324 и 324.1 НК РФ (если создание резервов предусмотрено учетной политикой для налогообложения), и исправляются выявленные при подготовке годового отчета ошибки в исчислении налогов.
***
Не спешите проводить записи по обнулению счетов и субсчетов, на которых учитываются показатели только отчетного года (о применении к операциям термина "реформация баланса" - раздел 2).
Практика показывает: пока не сошлись контрольные суммы по форме № 2, выявлять чистую прибыль отчетного года еще рано. Отсутствие необходимых равенств, как правило, свидетельствует о наличии еще не выявленных ошибок в бухгалтерском учете (если Вы, конечно, правильно заполнили показатели строк формы № 2).
После получения желанных равенств можно спокойно проводить реформацию баланса. Основанием для внесения в учет записей по обнулению счетов 90, 91, 99, 68/НП являются бухгалтерские справки с приложением необходимых расчетов.
***
После корректировки записей в учетных регистрах можно приступать к формированию данных и заполнению форм отчетности (порядок заполнения форм - раздел 4).
В 2008 году в пример, который готовит автор с помощью фирмы "Гарант" на CD-диске, включены актуальные ситуации текущего периода, обусловленные изменением нормативной базы: принятие к учету нематериальных активов до ввода их в эксплуатацию, проведение взаимозачета без перечисления НДС отдельным платежным поручением, приобретение земельного участка и признание организационных расходов в качестве вклада в уставный капитал.
Кроме того, в примере показан порядок формирования информации об отложенных налоговых активах и обязательствах "неполным балансовым" методом. Несмотря на то что применение такого порядка в 2008 году не предусмотрено, автор сочла уместным представить его с тем, чтобы Вам было легче определяться с порядком учета текущего налога на прибыль на будущие периоды.
***
Составление пояснительной записки - последнее усилие в достижении главной цели - подготовки качественной информации по итогам 2008 года.
Работа с учетной политикой должна вестись в организации не прерываясь. Поскольку учетная политика сама по себе не является элементом годовой отчетности, однако непосредственно влияет на формирование показателей отчетности, автор выделяет эти материалы в отдельный раздел 5.
***
По завершении года первичные учетные и иные документы, относящиеся к фактам хозяйственной деятельности отчетного периода, должны быть отделены от документов, относящихся к следующим периодам. Это позволит в любое время обеспечить идентификацию показателей учетных документов и информации, отраженной в годовой отчетности.
Относящиеся к отчетному году первичные документы после подготовки отчетности должны быть сброшюрованы, на них составляется сводный реестр, в котором указываются отчетный период, перечень видов документов, их количество. Особое внимание надо обратить на первичные документы, созданные в начале следующего года, подтверждающие хозяйственные операции отчетного периода. Определите порядок хранения таких документов.
В таком виде документы сдаются в место постоянного хранения с ограниченным доступом (в архив), исключающее возможность бесконтрольного вложения (изъятия) документов.
Первый экземпляр сводного реестра целесообразно хранить в другом месте. Как показывает практика, он бывает очень кстати в случае утраты документов в связи с чрезвычайными обстоятельствами.
Сроки хранения документов установлены законодательством и иными нормативными актами . По совокупности различных требований получается, что в организации первичные документы должны храниться пять лет (ст. 17 Закона о бухгалтерском учете). Это обеспечит и выполнение требований налогового законодательства.
С учетом дат начала отсчета сроков хранения на 1 января 2008 года организация должна иметь все первичные документы, относящиеся к периодам 2002-2007 годов. В 2008 году из этих документов надо выделить документы постоянного хранения и документы, срок хранения которых более 5 лет, и сдать их в соответствующие места хранения, определенные нормативными документами перечисленными в сноске на данной странице.
Остальные документы могут быть уничтожены в присутствии комиссии с составлением акта. Как правило, дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, в акт, который будет составляться в 2008 году, войдут дела с пятилетним сроком хранения, относящиеся к 2002 году. Включенные в акт документы уничтожаются (рвутся, сдаются во вторичную переработку, вывозятся в установленные места хранения отходов). О факте и способах уничтожения документов экспертной комиссией составляется итоговый акт.
Ответственность за организацию хранения и уничтожения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. На главного бухгалтера организации возложена ответственность за сохранность первичных учетных документов (фактическое исполнение установленного руководителем организации порядка).
***
Не забудьте также о подготовке статистической отчетности.
2008 год - первый год действия Федерального закона от 29.11.2007 № 282-ФЗ "Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики в Российской Федерации", принятого в целях создания правовых основ единой государственной политики в области официального статистического учета. Законом устанавливаются принципы официального статистического учета и системы государственной статистики в Российской Федерации, закрепляются основы проведения федеральных статистических наблюдений.
Постановлением Правительства от 18.08.2008 № 620 определены условия предоставления в обязательном порядке первичных статистических данных и административных данных субъектам официального статистического учета. В частности, юридическими лицами статистическая отчетность представляется в обязательном порядке и безвозмездно (п. 3 постановления).
Обратите внимание: Минфин России на сайте Федеральной службы государственной статистики (Росстата) www.gks.ru начал предоставлять информацию о полном перечне форм статистической отчетности, необходимых к представлению. К годовому отчету, скорее всего, появятся и сведения о всех необходимых формах.
За непредставление, несвоевременное представление статистической отчетности или представление недостоверной статистической информации грозит административный штраф в размере от 3000 до 5000 руб. (п. 14 указанного постановления Правительства № 620 и ст. 13.19 КоАП РФ).
Обратите внимание! В общем случае первичные статистические данные, содержащиеся в формах федерального статистического наблюдения, представляют собой информацию закрытого доступа, т.е. не подлежат разглашению или распространению и используются только в целях формирования официальной статистической информации.
Вместе с тем в средствах массой информации возможно размещение сведений, полученных в результате переработки поступивших от предприятий данных. В 2008 году автор встретила первый прецедент судебных споров организаций, в частности, с Минфином России, о правомерности таких публикаций. Суд поддержал правомерность таких действий официального органа, указав, что доводы организации о возможном причинении ей "вреда действиями лиц, которые могут воспользоваться имеющимися в таблице данными для получения иных сведений путем производства расчетов, не могут быть приняты во внимание, поскольку носят предположительный характер" (постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.07.2008 по делу № А21-8439/2007).
***
Вот и все, о чем автор посчитала нелишним напомнить перед достаточно большим, но необходимым этапом проводов завершившегося отчетного года.
Можно начинать готовить годовой отчет. Усилия не пройдут даром. Очередной годовой отчет - уже за 2008 год - будет сдан в срок и без ошибок с учетом накопившегося к настоящему моменту опыта налоговых проверок.
Очень хочется, чтобы данная книга помогла Вам в работе над годовым отчетом за 2008 год. Мечтаю, чтобы, узнав что-то новое, важное и интересное, Вы получили удовольствие от этого и от результата своей работы.
Ясных мыслей Вам, сил и терпения!
С уважением, Ольга Гелиевна Лапина
__________________________Возникшие проблемы О.Г. Лапина готова обсудить на авторских семинарах (информацию о семинарах можно получить по тел.: (495) 109-47-60, (495) 782-90-47, (495) 782-90-48). Ваши вопросы автор с удовольствием увидит в письмах, присланных по электронному адресу: oglapina@mail.ru. Они помогут сделать наше общение более интересным.
